Отбор образцов для сертификации

Отбор образцов для сертификации проводят в соответствии с ГОСТ Р 58972-2020 и правилами применимого технического регламента ТС/ЕАЭС. Национальный стандарт устанавливает общие требования к отбору, идентификации, возврату и списанию, отраслевые нормы — уточняют их для отдельных видов продукции.

Образцы отбирает орган по сертификации в присутствии заявителя. По согласованию с ним эту работу можно поручить испытательной лаборатории.

В ходе процедуры специалист:

• проверяет идентификационные признаки товара и условия его хранения,
• формирует выборку, представительную по составу и количеству,
• упаковывает и опечатывает отобранные единицы на месте,
• оформляет акт, с которым образцы поступают на испытания.

Эксперты центра «Апсерт» выезжают на склад, производство или СВХ и проводят отбор в согласованные сроки.

Кто проводит отбор образцов для испытаний при сертификации

Отбор образцов — обязательный этап сертификации, в рамках которого из партии или серийного выпуска изымаются единицы продукции, представляющие весь ассортимент. Результаты лабораторных исследований распространяются на товар, находящийся в обращении, только при условии, что проверенные экземпляры идентичны ему по составу, конструкции и технологии изготовления.

Отбор образцов для испытаний при сертификации проводит специалист аккредитованного органа, заявитель присутствует на месте и подписывает итоговый документ. По состоянию на 2026 год все осталось без изменений.

На выезде эксперт:

• подтверждает тождественность образцов заявленной продукции,
• формирует выборку, представительную по составу и количеству,
• документально связывает образцы, акт отбора и будущий протокол испытаний.

По согласованию с заявителем орган вправе поручить отбор уполномоченному лицу — как правило, испытательной лаборатории, — если технический регламент не предусматривает иное.

Идентификацию образцов при сертификации также осуществляет аккредитованный орган или, по его поручению, лаборатория. Специалист приезжает с решением по заявке и сверяет наименование, модели и размер партии. Расхождение хотя бы по одному пункту останавливает отбор, в связи с чем данные заявки рекомендуется заранее сверить с маркировкой продукции на складе.

При декларировании действуют другие правила: образцы отбирает сам заявитель либо уполномоченное им лицо — орган по сертификации или лаборатория.

Тот же порядок действует при инспекционном контроле за сертифицированной продукцией. Специалист снова отбирает образцы, и к его визиту стоит готовиться так же, как к первичной сертификации.

Обратите внимание, самостоятельно отобранные заявителем образцы для сертификации не подходят.

Какие ГОСТ и регламенты определяют правила отбора

Единого документа, охватывающего правила отбора образцов во всех случаях, не существует. Иерархия источников выстраивается следующим образом:

• технический регламент на продукцию — схема сертификации и нормативы испытаний,
• ГОСТ Р 58972-2020 — общий порядок,
• отраслевые стандарты — количество, место и способ извлечения образцов.

Документы удобно проверять последовательно — от технического регламента до решения по заявке:

ГОСТ Р 58972-2020 применим как к сертификации, так и к декларированию, в обязательной и добровольной формах.

Приоритет при отборе образцов отдается отраслевым правилам. В отношении пищевой продукции, текстиля, строительных материалов и химии профильные стандарты подробно регламентируют, из какого места упаковки и в каком количестве отбирается проба.

Термин «проба» в них применяется к нештучной продукции — сыпучей, жидкой, рулонной. Для штучных изделий используется понятие «образец».

Перед проведением отбора следует открыть перечень стандартов к соответствующему техническому регламенту и найти стандарт на методы испытаний для данной продукции. Окончательный выбор документа закрепляется решением органа по заявке.

Требования к образцам и объему выборки

ГОСТ Р 58972-2020 определяет четыре критерия, которые принимаются во внимание при каждом отборе образцов:

• однородность партии,
• представительность выборки по составу,
• представительность выборки по количеству,
• соответствие образцов идентификационным признакам продукции.

Образцы должны совпадать с продукцией, предназначенной для обращения, по конструкции, составу и технологии изготовления. Опытный экземпляр, доработанный специально к испытаниям, не подходит.

Из партии образцы извлекаются в разных местах, включая транспортную тару и грузовые помещения. Внешний осмотр таких единиц позволяет оценить однородность партии. Однородность является обязательным условием допуска образцов к подтверждению соответствия партии.

Одновременно специалист проверяет условия хранения (пункт 4.2.6). Для пищевой продукции контролируются температура и влажность, для электротехники и мебели — состояние упаковки, для химии — герметичность тары.

Практические советы по отбору представительных образцов

Рекомендуется провести внутреннюю сверку за день-два до выезда. Проверить наименование и модели в заявке, маркировку на товаре, товаросопроводительные документы и условия хранения.

Чаще всего отбор срывается по одной из следующих причин:

• образцы относятся к другой партии или имеют иную дату изготовления,
• на продукции отсутствует маркировка, а товаросопроводительные документы не представлены на месте,
• модели из разных материалов объединены в один типовой образец,
• продукция хранится с нарушением температурного или влажностного режима,
• наименование и модели в заявке не совпадают с маркировкой на складе.

Устранить расхождение на месте, как правило, невозможно, поэтому позаботьтесь об этом заранее.

Как определяют количество и состав типовых образцов

Количество необходимых образцов устанавливается методиками испытаний и программой, согласованной с органом по сертификации. На объем выборки влияют:

• число проверяемых показателей,
• характер испытаний,
• необходимость контрольных образцов.

Дополнительно учитываются затраты заявителя в случаях, когда испытания носят разрушающий характер.

Типовой образец представляет однородную продукцию — единые материалы, единая технология, единые требования безопасности. Но выборка по составу должна отражать различия отдельных моделей внутри совокупности. Влияние особенностей ассортимента на формирование выборки систематизировано в таблице:

Порядок отбора и передачи образцов в лабораторию

Процедура охватывает полный путь продукции — от склада до испытательной лаборатории. На каждом этапе оформляется документ, подтверждающий связь образцов с исходной партией. Нарушение последовательности, в том числе выезд эксперта без оформленных оснований, ставит под сомнение достоверность итогового протокола.

Последовательность этапов:

1. Заявитель подает заявку, орган по сертификации рассматривает ее и направляет решение с условиями отбора;
2. Стороны согласуют программу испытаний, объем выборки, место, дату и ответственного за перевозку;
3. Заявитель обеспечивает готовность продукции, документации и доступа на склад или производство;
4. Специалист сверяет идентификационные признаки с документацией и маркировкой, проверяет условия хранения;
5. Образцы извлекаются из разных мест партии и подвергаются осмотру;
6. Образцы изолируются, маркируются, упаковываются и опечатываются непосредственно на месте;
7. Оформляется и подписывается акт отбора образца для сертификации;
8. Образцы вместе с актом доставляются в испытательную лабораторию;
9. После испытаний пригодные образцы возвращаются заявителю, остальные списываются по акту.

К приезду специалиста на месте должны находиться документы, по которым проводится идентификация. Их состав определяется видом продукции. Основной набор включает:

• техническую документацию (стандарт, технические условия, паспорт, руководство по эксплуатации) — для сверки характеристик и условий хранения,
• товаросопроводительные документы и спецификацию — для подтверждения размера партии и даты изготовления,
• декларацию на товары — для подтверждения законности ввоза импортной продукции,
• перечень моделей или артикулов — для сверки ассортимента с заявкой,
• доверенность представителя заявителя — для подписания акта.

После испытаний образцы подлежат возврату. Исключения — разрушающие испытания и случаи, когда заявитель с согласия органа или лаборатории отказался от возврата. Условие о возврате или списании рекомендуется закрепить в договоре сразу, чтобы не согласовывать его после испытаний.

Где отбирают образцы серийной продукции, партии и единичного изделия

Место отбора образцов определяется объектом сертификации. ГОСТ Р 58972-2020 устанавливает несколько допустимых вариантов для каждого случая:

Для серийной продукции стандарт не ограничивает место отбора складом изготовителя. Импортеру целесообразнее проводить отбор на СВХ или на собственном складе после выпуска товара. Конкретный вариант согласуется с органом по сертификации заранее.

Упаковка, опечатывание и условия транспортировки

Отобранные образцы подлежат изоляции от остальной продукции, упаковке и пломбированию (опечатыванию) непосредственно на месте отбора. На всех этапах — при хранении, перевозке и подготовке к испытаниям — соблюдаются условия, предусмотренные документацией на продукцию, а именно инструкцией или руководством по эксплуатации.

Основные требования:

• тара должна исключать повреждение образцов и изменение их свойств,
• потребительская упаковка и маркировка сохраняются в заводском виде,
• на упаковке указывается номер акта отбора,
• скоропортящаяся продукция перевозится в заданном температурном режиме,
• хрупкие изделия упаковываются с амортизацией,
• ответственный за доставку и способ перевозки определяются до выезда специалиста.

Поврежденная пломба ставит под сомнение связь образцов с актом отбора. Лаборатория вправе не принять такую посылку, что повлечет необходимость повторного отбора. Для продукции с ограниченным сроком годности следует учитывать продолжительность перевозки — образец должен поступить на испытания с запасом по сроку.

Акт отбора образцов для сертификации: содержание и оформление

Результаты отбора оформляются актом. Рекомендуемая форма содержится в приложении А (ГОСТ Р 58972-2020). До подписания рекомендуется проверить реквизиты.

Акт направляется в испытательную лабораторию, а один экземпляр остается в органе. Для контрольных образцов в нем отражаются их количество, срок и условия хранения.

По завершении испытаний оформляется один из двух документов:

• акт возврата (приложение Б) — фиксирует количество и состояние возвращенных образцов,
• акт списания (приложение В) — указывает основание, дату и место списания.

Заявитель вправе не присутствовать при списании. В этом случае вместо подписи указываются реквизиты письма с отказом.

При декларировании заявитель оформляет акт по форме приложения Г и подписывает его сам. Если отбор по его поручению выполнен органом или лаборатории, используется форма приложения А.

Акт подтверждает исключительно факт отбора и не заменяет протокол испытаний или сертификат. Необходимо сверить в нем наименование, модели и дату изготовления с технической документацией.

Стоимость, сроки и заявка на организацию отбора

Стоимость отбора образцов для сертификации по ГОСТ Р 58972-2020 определяют индивидуально по каждой заявке. На итоговую сумму влияют место хранения партии, число однородных групп в ассортименте и требования к перевозке образцов. Специалисты центра «Апсерт» готовят расчет, как правило, в течение рабочего дня после получения сведений о продукции.

Итоговая сумма и срок выезда эксперта закрепляются в договоре.

Для получения расчета следует направить:

• наименование и описание продукции,
• данные об изготовителе и стране производства,
• перечень моделей, артикулов или состав продукции,
• объем партии либо сведения о серийном выпуске,
• адрес склада, производственной площадки или СВХ.

Стоимость отбора — от 5 000 рублей. Выезд эксперта организуется от 3 рабочих дней после подписания договора.

Ответы на частые вопросы

Можно ли самостоятельно отправить образцы в лабораторию?

Для сертификации нет. Образцы отбирает орган или уполномоченная им лаборатория в присутствии заявителя. А вот при декларировании заявитель вправе провести отбор сам и оформить акт от своего имени.

Возвращают ли образцы после испытаний?

Пригодные после испытаний изделия возвращают заявителю по акту.

Исключение составляют разрушающие испытания и случаи, когда заявитель сам отказался от возврата. Тогда образцы списывают, а при списании можно не присутствовать, направив письменный отказ.

Кто оплачивает сами образцы?

Образцы предоставляет заявитель из собственной продукции. Их стоимость не входит в смету органа, поэтому при разрушающих испытаниях дорогостоящих изделий объем выборки стоит обсудить заранее.

Можно ли подтвердить весь ассортимент одним образцом?

Только если ассортимент однороден по составу, материалам и технологии. Модели из разных материалов или с отличающимися характеристиками безопасности представляют отдельными типовыми образцами.

Проводят ли отбор при инспекционном контроле?

Да, в рамках инспекционного контроля за сертифицированной продукцией орган повторно отбирает образцы по тем же правилам. Подготовка к визиту аналогична первичной сертификации.

Что делать, если модели на складе не совпадают с заявкой?

Скорректировать заявку до выезда эксперта. Расхождение между документами и маркировкой, выявленное на месте, останавливает отбор до его устранения.

Сколько хранят контрольные образцы?

Срок и место хранения устанавливает орган, если технический регламент не задает иное. Контрольные образцы нужны на случай спора о том, относится ли товар на рынке к сертифицированной продукции.